De installatie van een nieuw managementteam afgelopen jaar bij Deurenfabriek Suselbeek in Sinderen vormde de opmaat om eens nauwkeurig naar de interne organisatie te kijken. Want wat kost een bepaald type deur nou eigenlijk? En hoe kunnen ze beter sturen op data en minder op gevoel?
Het Tilburgse Data 2 improve maakte een inventarisatie van de bedrijfsprocessen, verbond de data met elkaar en bouwde een dashboard. Daarop zijn de prestaties van de organisatie realtime af te lezen. Dat maakt van Deurenfabriek Suselbeek een data gedreven productiebedrijf op weg naar een papierloze fabriek.
De tijden van het bierviltje en het sigarenkistje waarop kostprijsberekeningen werden gedaan, ligt ver achter ons. Zeker na de introductie van Microsoft Excel in 1985 voor Apple en 1987 voor Windows. Het programma is al gauw in bijna geen enkele organisatie meer weg te denken. De introductie van spreadsheet management is geboren. Maar een spreadsheet is alleen goed als het actueel en compleet is. En juist dat actueel houden kan veel tijd en energie kosten. Daarom wordt het weleens achterwege gelaten. “Daarna ben je eigenlijk weer net zover als het bierviltje en het sigarenkistje”, zegt Luuk Roijakkers van Data 2 improve.
Veranderingen
Het vorig jaar aangetreden nieuwe management van Deurenfabriek Suselbeek hield de eigen organisatie tegen het licht. De conclusie was dat kennis en informatie over de bedrijfsprocessen versnipperd in de organisatie lagen begraven. HR-functionaris en lid van het managementteam Paul van Mourik zegt: “Zo loop je tegen vermijdbare problemen aan bij veranderingen, vertrek of ziekte. Dat wil je niet. Het bedrijfsproces moet te allen tijde ongestoord door kunnen lopen.”
Kracht van data
De bedrijfsbehoefte werd tijdens een kostprijscalculatiecursus uitgesproken tegen een cursusleider van Censor Tilburg die een brede kennis heeft over de maakindustrie in het algemeen en de timmerindustrie in het bijzonder. Censor Tilburg bracht Deurenfabriek Suselbeek in contact met Data 2 improve. “Ook wij waren gewend om alles uit Excel te halen”, zegt productieleider Remco Buiting van Suselbeek. “Maar eerlijkheid gebiedt te zeggen dat we de logboeken van de CNC-machines eigenlijk nooit uitlazen. Excel is ook redelijk statisch. Een actueel inzicht in capaciteit, personeelsplanning en kostprijscalculaties vergt tijd en onderhoud.”
Roijakkers: “Data 2 improve gelooft in de kracht van data. Onze expertise ligt in het verzamelen en analyseren van informatie om het te bundelen en te finetunen tot een dashboard dat zichzelf actueel houdt. Het dashboard bouwen we samen met de mensen vanuit de praktijk. Dat kan voor multinationals, maar wij zetten vooral in op de maakindustrie van een kleinere schaalgrootte. We hebben bij Deurenfabriek Suselbeek meer informatie uit de data weten te halen met relevante gegevens uit een eigen ERP-systeem, Exact online, CNC-machines en de vierzijdige. Die koppeling zorgt voor diepgaande inzichten en betere beslissingen voor klant en organisatie.”
Optimaliseren
Datagedreven besturing heeft verschillende voordelen. Het stelt productiebedrijven in staat om beslissingen te nemen op basis van feitelijke informatie in plaats van onderbuikgevoelens. Hierdoor kunnen ondernemingen beter geïnformeerde beslissingen nemen die de efficiëntie en winstgevendheid kunnen verbeteren. Analyses van gegevens helpen bij het identificeren van inefficiënties in productieprocessen. Door deze inefficiënties aan te pakken, kunnen bedrijven kosten besparen en de productiviteit verhogen.
Data-analyses helpen bij het monitoren van productkwaliteit in real time. Als er afwijkingen worden gedetecteerd, kan er onmiddellijk actie worden ondernomen om de kwaliteit te waarborgen. Ook het optimaliseren van voorraadniveaus kan makkelijker op basis van data ter verkoping van overvoorraad of tekorten. En niet onbelangrijk: met behulp van sensoren en gegevensanalyses kunnen productiebedrijven onderhoudswerkzaamheden voorspellen voordat er storingen optreden. Dit minimaliseert ongeplande stilstand en verhoogt de algehele efficiëntie.
Menselijke component
Maar valkuilen zijn er ook. Het implementeren van een datagedreven aanpak kan duur zijn. Het vereist investeringen in hardware, software, training en personeel. Bovendien kan het opzetten van gegevensinfrastructuur complex zijn. Het verzamelen en verwerken van gegevens brengt privacy- en beveiligingskwesties met zich mee. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat gevoelige informatie wordt beschermd en voldoet aan de relevante regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Datagedreven besluitvorming is zo goed als de kwaliteit van de gebruikte gegevens. Zijn die gegevens onnauwkeurig of onvolledig, dan kunnen beslissingen verkeerd uitpakken.
En dan is er nog de menselijke component. Medewerkers kunnen terughoudend zijn om over te stappen op een datagedreven benadering als ze gewend zijn aan traditionele methoden. Het kan tijd en moeite kosten om een cultuur van gegevensgestuurd denken te bevorderen. Van Mourik: “Je moet het personeel, maar ook je eigen ICT-afdeling in dit hele proces meenemen en goed uitleggen waarom je doet wat je doet. Toegang tot de dashboard hebben nu de verkoopleider, productieleider, bedrijfsbureau en directie. Uiteindelijk willen we naar een papierloze fabriek toe om de beschikbare informatie zo in te richten waar hij thuishoort.” Roijakkers: “Vanuit Data 2 improve proberen we onze klanten hierbij te ontzorgen zodat we snel samen de juiste stappen kunnen zetten.”
Dashboard
Het dashboard toont alle belangrijke KPI’s voor de timmerindustrie. Ook is een vergelijking van voor- en nacalculatie op project- en klantniveau mogelijk. Verdere troef is een vergelijking van verwachte en gerealiseerde kosten ten opzichte van de nacalculatie. En vanzelfsprekend is de bezetting van de CNC-machines en het aantal onderdelen per periode nu moeiteloos beschikbaar. Zo zorgt de data die toch al beschikbaar was, voor inzicht om bij te sturen. Het systeem draait nu enkele maanden. En naar tevredenheid. “In het algemeen biedt datagedreven besturing aanzienlijke voordelen voor productiebedrijven,” zegt Roijakkers, “maar het vereist een doordachte aanpak en investeringen om de valkuilen te vermijden en de voordelen te maximaliseren. Het is belangrijk om een strategie te ontwikkelen die is afgestemd op de specifieke behoeften en doelen van het bedrijf.” Hij zei het al: “Standaard oplossingen met maatwerk implementatie” dus.