De belangrijke softwarehuizen zijn aan boord, er is een inventarisatie gemaakt van de bedrijfs- en werkprocessen van de vier deelnemende timmerfabrikanten en Hogeschool Windesheim verrichtte een leercultuurscan. Met enige trots rapporteert projectcoördinator Bas Metsers de voortgang die project De Digitale Timmerfabriek dit halfjaar heeft gemaakt.
Waar ging het ook alweer over? Mkb-bedrijven Timmerfabriek Veerman De Rijp, Timmerfabriek De Mol in Heinkenszand, De Lange Houttechniek in Nieuwveen en Machinale Houtbewerking Bronkhorst in Elspeet willen efficiënter werken. Gezamenlijk hebben zij de wens om de productiekosten te verminderen, de reactiesnelheid te verhogen, doorlooptijden te verkorten, verspilling tegen te gaan en winstgevendheid te vergroten. De gedachte is dat digitalisering van de fabriek en de levenslange ontwikkeling van het personeel een goed uitgangspunt vormt voor het realiseren van die ambitie.
Geholpen door een SLIM-subsidie van de overheid maken de vier zich sinds begin dit jaar hard voor een geïntegreerd leer- en werkportaal op weg naar de digitale timmerfabriek. Het project richt zich op drie onderdelen: digitaal leren en werken, het toepassen van technologie en duurzaam produceren en bouwen. Directeur Bas Metsers van Zeepaart Financial & Tax Advisory Services in Den Haag doet de projectcoördinatie en begeleidt het subsidieproject.
Doorlichten
Project De Digitale Timmerfabriek zoekt nadrukkelijk de samenwerking met softwarehuizen die (ook bij de deelnemers) in de timmerindustrie actief zijn. En Bas Metsers heeft goed nieuws. “We zijn met elkaar om de tafel gegaan om hun rol in dit project te bespreken. Softwareontwikkelaars zoals Cloudomotion, Construsoft, Matrix, Smart Value, Scaleware, Data 2 Improve, Groeneveld, Isah en Propos hebben allemaal positief gereageerd en willen meedoen. Daar zijn we erg blij mee. De komende periode zullen de timmerfabrieken beslissen met welke softwarehuizen zij hun ambitie willen voortzetten.”
“Er moeten keuzes worden gemaakt. Eerst hebben we een tussenstap gezet: we hebben de werkprocessen van de betrokken timmerfabrieken doorgelicht en brachten het in kaart. Dat is door Piet Hein Dil en Bert Dijksterhuis onder de vlag van SmartValue gedaan en het levert veel waardevolle informatie op om mee aan de slag te gaan. De vier deelnemers hebben voor het vervolgtraject een eigen bedrijfsmissie, -visie en -strategie geformuleerd mede met het oog op de leven lange ontwikkeling van hun personeel.”
Verbeterpotentieel
Bij het doorlichten zijn de onderlinge procesoverzichten, overeenkomsten en verschillen van de vier deelnemende mkb-bedrijven in kaart gebracht. Metsers: “Dit om het leer- en werkportaal zo nauw mogelijk op de deelnemers af te stemmen.” Het verbeterpotentieel van de individuele bedrijven kwam in deze fase duidelijk naar voren. “In de timmerindustrie is de productie over het algemeen goed georganiseerd”, aldus Metsers. “De doorlooptijd heeft men goed in de grip. Wel zie je dat door gebruik van veel systemen voor verkoop en calculatie, inkoop en machinale voorbereiding, maar ook HRM en salarisadministratie de bedrijfsdata versplinterd beschikbaar is. Dat maakt het vaak uitdagend om een actueel overzicht om op te sturen. Het stroomlijnen van de datastroom, daar zit vaak het verbeterpotentieel.”
KPI Dashboard
Variabelen om de prestaties van ondernemingen te analyseren worden wel kritieke prestatie-indicatoren genoemd. Daarvoor moeten zij specifiek zijn, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Deze elementen samen vormen de bouwstenen voor de visie en missie van een bedrijf en de (strategische) doelstellingen. Metsers: “Voor een helder inzicht in de bedrijfsvoering werken we in dit project aan een KPI-dashboard. Daarin zijn omzet- en winstcijfers, planning en machinale bezetting direct inzichtelijk, maar ook wekelijkse afwijkingen.”
kan de versnipperde
datastroom uit de
bedrijfsvoering binden
en de verschillende
bedrijfsonderdelen
‘aan elkaar knopen’.
Digitale tussenlaag
Bedrijven floreren bij een strategie die niet alleen ingebed is in de organisatie, maar ook leidend is voor keuzes en handelen. Dit vergt allereerst een heldere datastroom, zeg maar een digitale tussenlaag. Daarvoor is in project De Digitale Timmerfabriek allereerst de complexiteit van het bedrijfsproces in kaart gebracht. Metsers: “Een aantal dingen is onmisbaar om een bedrijfsproces efficiënt te structureren: een integrale kostprijsopbouw en routing (vergelijkbaar met de nacalculatie), investeren in een calculatiesysteem en een tussenlaag tussen tekenen en calculatie en de financiële administratie. Inkoopproces, urenregistratie, voortgang en planning, IKB en het aanpakken van afwijkingen zijn verbeterkansen om effectiever te werken en faalkosten te verlagen.”
“Dat geldt ook voor bokkenregistratie, facturatie, een CRM-systeem en aandacht voor personeelsontwikkeling en ondersteuning. Denk bij dat laatste aan onboarding om nieuwkomers direct zelfvertrouwen te geven en wegwijs te maken in de interne structuur en bedrijfscultuur. Ook digitale leermethoden, een buddysysteem vergelijkbaar met de vroegere leermeester en een skills paspoort zijn daarbij belangrijk. De harde én de zachte kant, het is het hele plaatje.”
Leercultuur
Met alleen een digitale tussenlaag ben pas halverwege. Het personeel moet zich de nieuwe manier van werken eigen maken. Al is het maar om veranderingen in technologie, veranderende klanteisen en de duurzame inzetbaarheid van medewerkers handen en voeten te geven. “Het ontwikkelen van wendbare (toekomstige) professionals betekent het opzetten, inrichten en versterken van de interne leercultuur”, zegt Metsers. Het lectoraat Leven Lang Ontwikkelen (LLO) van Hogeschool Windesheim in Zwolle is daarvoor in de arm genomen. Deze heeft dit onderdeel bij de vier deelnemende timmerfabrieken in kaart gebracht om het verbeterpotentieel ‘aan de zachte kant’ inzichtelijk te krijgen.
Metsers: “Veel werknemers houden vast aan bestaande zekerheden en routines. Dus ze moeten tijd en ondersteuning krijgen om in de nieuwe manier van werken te worden meegenomen. En ook werkgevers moeten inzien dat investeren in scholing en ontwikkeling dé manier is om de harde en zachte kant van een bedrijf met elkaar te verbinden en verder te komen. Een goede leercultuur levert proactieve medewerkers op en betere prestaties. Dit leidt tot een hogere productiviteit en innovatievermogen en een verkleining van het personeelsverloop. Dit dient de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.”
Tweede groep
De vier bedrijven hebben voor de zomervakantie in Breukelen de eerste bevindingen uit de onderzoeken gepresenteerd gekregen. De missie en visie van de vier is helder, de overeenkomsten en verschillen ook en daarmee de oplossingsrichting om de ambities handen en voeten te geven. Metsers: “Er komt veel op de deelnemers af. Alles in één keer voor elkaar krijgen zal niet gaan. Maar dat is ook niet erg. Over een jaar zijn we met zijn allen een heel stuk verder.”
De positieve geluiden van de eerste vier timmerfabrikanten leiden er overigens toe dat dit najaar een tweede groep met De Digitale Timmerfabriek aan de slag gaat. En die groep zit al bijna vol. Goed voorbeeld, doet immers goed volgen.
Voor verdere achtergronden van dit project, zie ook Timmerfabrikant 2023-01/02.
SLIM
De Digitale Timmerfabriek wordt deels gesubsidieerd uit de SLIM-subsidie die het ministerie van SZW beschikbaar stelt. In het midden- en kleinbedrijf (mkb) is het minder vanzelfsprekend dat de werknemers leren en ontwikkelen tijdens het werken. De SLIM-regeling (Stimuleringsregeling leren en ontwikkelen in mkb-ondernemingen) heeft als doel om een leerrijke omgeving binnen mkb-bedrijven te creëren. De SLIM-regeling voorkomt dat tijd, middelen en geld in de weg staan om dit doel te bereiken. Metsers: “In oktober 2022 hebben we een subsidiebeschikking ontvangen van €350.000. Daarnaast participeren de deelnemers zelf ook. Voorwaarde voor de subsidie is wel dat de voortgang en opgedane kennis worden gedeeld met de markt. Wordt dus vervolgd.